Zdalny onboarding w 5 krokach

Rok temu rzeczywistość postawiła firmy przed wieloma wyzwaniami. Trzeba było szybko zastąpić pytanie, czy przetrwamy pandemię, na – jak to zrobimy. Dla większości wiązało się to z decyzją o przejściu przynajmniej części zatrudnionych osób w tryb pracy zdalnej. Należało przemodelować procesy, wprowadzić nowe rozwiązania technologiczne, w końcu szybko i skutecznie przeszkolić pracowników do nowego systemu funkcjonowania firmy. Jednym z aspektów, który również w InterKadrze musiał ulec zmianie, był onboarding.

Wdrożenie nowych pracowników to niezwykle ważny element funkcjonowania firmy. Od jakości i kompleksowości tego procesu zależy wielokrotnie trwałość relacji, jaką nawiązuje z pracodawcą osoba nowo zatrudniona. Im lepsze wprowadzenie w organizację i filozofię firmy, tym pewniejsze zbudowanie w świadomości pracownika przekonania, że znalazł się we właściwym miejscu.

W kontaktach bezpośrednich dużo łatwiej osiągnąć ten cel oraz uzyskać informację zwrotną od osoby nowo zatrudnionej, czy wszystko jest dla niej jasne. Pandemia postawiła więc przed działami HR wyzwanie, jak uzyskać te same efekty w sytuacji gdy spotkanie w biurze, oprowadzenie po firmie i zapoznanie z członkami zespołu twarzą w twarz jest niemożliwe.

Po pierwsze dobry plan

Szkolenie stacjonarne i rozmowa wymagają mniej czasu na przygotowanie i ich poprowadzenie niż zrealizowanie tego samego, ale w postaci zdalnej. Wystarczy nam często tylko schemat tego, o czym chcemy powiedzieć, ponieważ treść właściwą mamy w głowie. Przekształcenie tych wszystkich informacji na formę pisemną lub multimedialną w postaci nagrania czy prezentacji wymaga już nie tylko schematu, ale również konkretnego uporządkowania i sformułowania tych treści. A to oczywiście zajmuje więcej czasu.

Poza tym wymaga przewidzenia, co może być niejasne dla odbiorcy. W bezpośredniej rozmowie nowy pracownik może nas w każdym momencie dopytać. Gdy natomiast ma to zrobić zdalnie – sięgając po telefon, mail lub czat – może mieć już pewne opory, mogą się pojawić bariery komunikacyjne, ktoś nie odbierze telefonu, odpowiedź będzie przesunięta w czasie, a nie natychmiastowa itd.

Dlatego tak ważny jest dobry plan onboardingu. Wymaga on rozłożenia procesu wdrożenia na czynniki pierwsze, szczegółowe opisanie etapów i czynności, które musi wykonać HR oraz sam pracownik. Plan ten powinien uwzględniać zarówno elementy formalne (sposób podpisania i przekazania umowy, logistykę związaną z dostarczeniem sprzętu, jego konfigurację czy zapoznanie z dokumentacją, zadaniami oraz strukturą firmy), jak nieformalne (integracja z zespołem). Kluczowe jest dobre poinformowanie nowo zatrudnionego o tym, co, gdzie i kiedy.

W InterKadrze zwracamy szczególną uwagę, by te treści nie były przeładowane. Zbyt wiele informacji na początku i brak bezpośredniego kontaktu z pracownikiem może powodować jego zagubienie i przytłoczenie zbyt dużą ilością informacji.

Po drugie podział onboardingu na etapy

W Interkadrze dzielimy proces onboardingu na etapy rozłożone nawet w dłuższym w czasie oraz dostosowujemy wdrożenie do stanowiska oraz indywidualnych predyspozycji naszego przyszłego współpracownika. Każdy inaczej przyswaja wiedzę, dlatego trzeba przed rozpoczęciem pracy jak najdokładniej poznać zdolności i preferencje nowego kolegi czy nowej koleżanki – mówi Anna Ryglewska, kierownik biura InterKadry w Gdańsku.

Pierwszym etapem jest dla nas już rozmowa kwalifikacyjna, którą przeprowadzamy przez komunikatory. Sprawdzamy w ten sposób, czy kandydat podchodzi do zdalnej pracy poważnie, czy przygotuje się równie starannie jak do osobistej wizyty w biurze.

Drugi etap, czyli formalności związane z zatrudnieniem, warto przeprowadzić osobiście z zachowaniem środków ostrożności. Takie, chociaż jednorazowe, spotkanie pozwoli nawiązać więź z nową osobą w zespole. Pracownik będzie miał minimalne poczucie przynależności do firmy już na samym początku. Zobaczy, że fizycznie istniejemy.

Kolejny etap to samodzielne przejście testów np. z BHP, RODO, które pracownik wykonuje w formie prezentacji, szkolenia on-line.

Następnie następuje wdrożenie pracownika w jego obowiązki. Zazwyczaj łączymy się poprzez komunikator i za pomocą udostępniania ekranu omawiamy narzędzia i procedury związane z jego stanowiskiem.

Po trzecie odpowiednie narzędzia

Największe problemy zdalnego onboardingu to kwestie związane z technologiami. Konfiguracja sprzętu, udzielenia dostępów, ustawienie zabezpieczeń odbywa się na odległość. Osoba nowo zatrudniona musi dostać szczegółowe instrukcje i móc liczyć na pomoc techniczną, która jest przecież w innym miejscu.

Kolejnym aspektem jest obsługa programów służących do zdalnej komunikacji. Po roku trwania pandemii wydaje się, że niemal każdy miał już styczność z aplikacjami do wideokonferencji czy webinariów. Należy jednak pamiętać, że ten czas przyniósł też olbrzymi rozwój tych technologii. Powstało wiele nowych narzędzi, część się rozwinęła, i oczywiste jest, że nie każdy z nas korzystał z wszystkich.

Jak zaznacza Anna Ryglewska: „Do spotkań wewnętrznych w InterKadrze korzystamy przede wszystkim z Google Meet. Jednak do spotkań z klientami używamy prawie każdego dostępnego na rynku narzędzia ze względu na różne funkcjonalności aplikacji. Spotykamy się więc za pośrednictwem Skype, Zoom lub Teams”.

Po czwarte komunikacja nieformalna

Wyzwaniem zdalnego onboardingu jest stworzenie przestrzeni dla nowo zatrudnionych na komunikację nieformalną, której celem jest integracja z zespołem. Na pierwszym etapie wdrażania ważne jest zorganizowanie spotkania on-line, na którym pracownik będzie miał okazję nie tylko poznać zakresy zadań poszczególnych osób, ale też dowie się, czegoś ponad to. Chodzi o to, by zapewnić możliwość wymiany informacji o sobie, która zazwyczaj zachodzi podczas kontaktów przy kawie czy lunchu.

Podczas spotkania on-line warto używać kamerek internetowych, by nazwiska i kontakty na liście mailingowej nabrały ludzkich kształtów. Takie przełamanie lodów ma też na celu zminimalizowanie barier komunikacyjnych podczas zdalnej realizacji zadań.

Po piąte feedback

Last but not least – oczywiście feedback. Informacja zwrotna od osoby nowo zatrudnionej na poszczególnych etapach onboardingu to podstawa działania HR w InterKadrze. Dzięki temu jesteśmy w stanie na bieżąco reagować na pytania czy problemy. To również możliwość uzyskania informacji o tym, co było dla nowego pracownika przydatne i pomogło odnaleźć mu się w organizacji i zespole.

Dobrze jest również wyznaczyć osobę, która w trakcie onboardingu będzie przewodnikiem po firmie (tzw. buddy). Jest to duże usprawnienie, ponieważ łatwiej jest kontaktować się z jedną osobą i uzyskiwać niezbędne informacje od niej. Natomiast dla HR jest to wygodniejsze, ponieważ onboarding jest wtedy mniej absorbujący i bardziej usystematyzowany. Należy jednak pamiętać, by osoba będąca mentorem była nie tylko dobrze osadzona w organizacji, ale również bardzo komunikatywna i pomocna.

Zdalny onboarding jest zatem możliwy. Oczywiście niesie ze sobą ograniczenia, jak chociażby trudność w nawiązaniu silniejszych relacji między pracownikami. Nowej osobie łatwiej jest wejść do firmy, jeśli ma bezpośredni kontakt z kolegami z pracy. Z innej strony zdalny onboarding pokazał, że wiele procesów z powodzeniem można zoptymalizować. Zasoby i dokumentacja zostały przeniesione na chmury, dzięki czemu jest do nich stały i łatwy dostęp. Te dwie perspektywy pokazują, że być może w przyszłości czeka nas hybrydowe podejście do tego procesu.