Praca zdalna w czasie pandemii

Do 4 września 2020 obowiązywały zapisy dotyczące pracy zdalnej zawarte w Tarczy antykryzysowej 4.0. Regulowały one warunki, na jakich można wprowadzić ten system pracy w przedsiębiorstwie. Czy wraz z powrotem dzieci do szkół czeka nas rezygnacja z rozwiązania, które w ciągu ostatnich miesięcy umożliwiło wielu osobom pracę z domu i zmusiło firmy do zmian w funkcjonowaniu? Czy wrócimy do biur czy raczej poszerzy się zakres zadań wykonywanych zdalnie. Co mówią na to badania, eksperci rynku pracy i ustawodawca?

Praca zdalna na polskim rynku pracy w I i II kwartale 2020

Badania wpływu pandemii na rynek pracy przeprowadzone przez GUS pokazują, że na koniec marca 2020 roku 11% osób w stosunku do ogółu pracujących wykonywało pracę zdalną. Natomiast już w drugim kwartale 2020 roku liczba ta wzrosła do 13,1%. Najczęściej ten model był wybierany w przedsiębiorstwach zatrudniających od 10 do 49 osób, choć najliczniejszą grupę pracujących zdalnie stanowili zatrudnieni w największych jednostkach.

Różnie kształtował się udział pracujących poza siedzibą firmy w stosunku do ogółu pracujących zależnie od rodzaju działalności i jej specyfiki. Pracownicy z sektora przemysłu i budownictwa trzykrotnie rzadziej pracowali zdalnie (5% ogółu zatrudnionych w tej gałęzi) niż zatrudnieni w usługach. W porównaniu – aż 40% osób zatrudnionych w sektorach edukacji oraz komunikacji wykonywało swoje obowiązki służbowe z domów.

Co ciekawe firmy opierające swoją działalność na bezpośrednich kontaktach interpersonalnych jak agencje pracy były w stanie realizować bez większych problemów swoje zadania i cele. W Interkadra również w trakcie pandemii podjęliśmy decyzję o organizacji pracy zdalnej. W niektórych obszarach charakter wykonywanych prac pozwala na wykonywanie obowiązków zdalnie, bez uszczerbku na jakości i terminowości wykonywanych zadań. Są jednak procesy gdzie musieliśmy skorzystać z dodatkowych narzędzi i zmodyfikować dotychczas przyjętą procedurę obsługi, mam na myśli np. proces rekrutacji, która do tej pory oparta była na bezpośrednim kontakcie z kandydatem.

- komentuje Urszula Bielińska-Gryszówka, Dyrektor Operacyjny w InterKadra.

Co dalej?

Jak wynika z badania CIONET, Delloite, VMware „Odmrażanie pracy. Kiedy i na jakich warunkach polskie firmy wracają do pracy w biurach?”[1], 41 % procent firm pozostawi decyzję o kontynuowaniu pracy zdalnej pracownikowi, a 59 % zdecyduje odgórnie. O kontynuowaniu systemu zdalnego będą także decydować decyzje rządu i utrzymanie restrykcji, liczba zachorowań oraz możliwości dostosowania przestrzeni firmowej do obowiązujących zasad bezpieczeństwa.

40 % badanych firm deklaruje wprowadzenie systemu mieszanego, w którym dominują zmiany tygodniowe. Za główne wyzwania w zarządzaniu pracą uznają kwestie związane z rozliczaniem czasu i potrzebę zmiany umów, tak by system godzinowy był zastąpiony zadaniowym. Kluczowe jest również zdigitalizowanie procesów, obiegu dokumentów, a w systemach mieszanych zarządzanie rotacją i przestrzenią (wprowadzenie systemu rezerwacji biurek, podział zespołów).

Dla efektywnej kontynuacji pracy zdalnej ważne jest wprowadzenie odpowiednich rozwiązań technologicznych. Szczególnie chodzi tu o bezpieczeństwo danych. Aż 64 % badanych firm wprowadziło VPN, wirtualną sieć prywatną, umożliwiającą szyfrowanie treści. 35 % usprawniło działanie sieci, a prawie jedna trzecia badanych zdecydowała się na rozwiązania chmurowe.

Dla części firm te rozwiązania nie były nowością. Zdecydowanie jednak rozszerzył się ich zakres stosowania. Jak dodaje Urszula Bielińska-Gryszówka, InterKadra już od jakiegoś czasu wdraża rozwiązania skupione na digitalizacji procesów, co z pewnością przyczyniło się do faktu, że nagłe przejście na pracę zdalną nie przysporzyło nam widocznych problemów.

Przedłużający się stan niepewności, pozwala przypuszczać, że powinniśmy się z tym modelem pracy już na stałe oswoić.

Zmiany w Kodeksie Pracy

Dotychczasowe przepisy zakładały, że pracownik musi mieć odpowiednie umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe, by móc podjąć pracę w systemie zdalnym. Był też zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy i wykonywanych czynności. Pracodawca miał zapewnić narzędzia, materiały i obsługę logistyczną potrzebne do ich realizacji.

Te kryteria oznaczały i nadal oznaczają, że zarówno jedna, jak i druga strona muszą szybko i sprawnie dopasowywać się do sytuacji, co bywa okupione dodatkowymi kosztami oraz stresem. Dla wielu firm praca zdalna to nowość i zarówno w kwestii samej realizacji celów biznesowych, jak i organizacji oraz administrowania zespołem jest wyzwaniem. Zwłaszcza że prawodawstwo wielu spraw jeszcze nie reguluje.

Stopniowy wzrost liczby pracowników świadczących pracę zdalną wymaga wprowadzenia kolejnych rozwiązań prawnych chroniących zarówno ich, jak i pracodawców. Jak powiedziała w rozmowie z PAP minister Marlena Maląg, szefowa resortu rodziny, pracy i polityki społecznej, we wrześniu rozpoczęły się działania nad wprowadzeniem na stałe do Kodeksu Pracy kategorii pracy zdalnej[2].

Co na to pracodawcy?

Optują za tym organizacje pracodawców, które uznały, że „kodeksowe zapisy dotyczące telepracy są zbyt wąskie, aby objąć wszystkie przypadki, gdzie praca zdalna może mieć zastosowanie, a ich treść nie zawsze jest możliwa do zastosowania. Praca zdalna może być wykonywana w dowolnym miejscu, ma charakter mniej lub bardziej nieregularny, a jej zastosowanie zależy głównie od dwóch czynników: charakteru wykonywanych prac oraz preferencji pracowników i pracodawców co do jej częstotliwości”[3].

Dlatego opracowano rekomendacje w ramach projektu „Bezpieczny powrót do pracy”. Dotyczą one szerokiego podejścia do definicji pracy zdalnej, ograniczonej nie tylko do miejsca zamieszkania pracownika, ale również realizowanej w systemie mieszanym (częściowo w siedzibie firmy). Organizacje pracodawców wskazały również na inne kwestie, które powinny być prawnie rozstrzygnięte m.in. prowadzenie kontroli BHP na stanowiskach bezpośrednio przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz konieczność tworzenia regulaminu pracy zdalnej.

W sprawie tego modelu funkcjonowania firm pozytywnie wypowiada się również Główny Inspektor Pracy, zalecając, by umożliwiać ten rodzaj świadczenia pracy jak największej liczbie osób. Taki stan rzeczy nie jest tylko korzystny dla sytuacji społecznej, ale także, jak się okazuje, nie przynosi strat, a nawet może nieść za sobą korzyści. Krzysztof Frydrychowicz, CIONET, w komentarzu do badania „Odmrażanie pracy” zauważa: „Nasze badanie potwierdziło to, co wszystkim nam wydawało się już od dłuższego czasu: praca zdalna jest absolutnie możliwa w przypadku większości firm, co więcej: jest tak samo produktywna i wydajna. To właśnie praca zdalna stała się symbolem tzw. »nowej normalności«”.

[1] https://cdn2.hubspot.net/hubfs/4295993/PL_Digital-Excellence/CIONET%20Odmra%C5%BCanie%20Pracy%20wnioski%20z%20badania%20maj%202020.pdf

[2] https://www.pap.pl/aktualnosci/news,692781,malag-chcemy-na-stale-wprowadzic-prace-zdalna-do-kodeksu-pracy.html

[3] https://pracodawcyrp.pl/upload/files/2020/07/rekomendacje-praca-zdalna.pdf