Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce

Zamknij

Zastanów się czy na pewno właściwie korzystasz ze swojej służbowej skrzynki email

W pracy spędzamy sporą część naszego dnia. O czym rozmawiamy z koleżankami i kolegami? Jakich tematów unikamy? Czy zawsze pamiętamy o tym, aby zachować tylko dla siebie powierzone nam tajemnice służbowe? O czym rozmawiacie w trakcie przerw na papierosa/kawę/lunch?  Chcemy dziś przypomnieć o tym, że w pracy ważne jest nie tylko to, jakie tematy poruszamy podczas rozmowy, ale też to, w jakim celu i jak korzystamy ze służbowej poczty email.

Naczelna zasada, która powinna przyświecać każdemu pracownikowi podczas korzystania ze służbowego adresu email jest taka, że używa się go tylko i wyłącznie do komunikacji służbowej. Należy mieć świadomość tego, że adres mailowy, z którego korzystamy należy do naszego pracodawcy, podobnie jak komputer, na którym jest zainstalowany czy też biurko, na którym ów komputer stoi. A co to oznacza dla każdego z nas? Między innymi to, że nie ma czegoś takiego jak ochrona korespondencji służbowej. W związku z tym, w każdej chwili nasza firmowa korespondencja email może zostać sprawdzona i przeczytana przez pracodawcę!

Jak się czujesz po przeczytaniu tej informacji? Jeśli do tej pory traktowałeś służbową skrzynkę email do korespondencji z rodziną, dziewczyną, chłopakiem, znajomymi czy nawet do robienia zakupów przez internet, to po prostu przestań to robić. …. Pamiętaj, że nawet żartobliwa lub choćby dwuznaczna wypowiedź na temat Twojego kierownika czy kolegi z pracy może zostać zinterpretowana na Twoją niekorzyść. Lekkomyślne traktowanie poczty służbowej może naprawdę zaszkodzić karierze. Na pewno jej nie ułatwi….

Poniżej podajemy kilka tematów, których nigdy, przenigdy nie powinniście poruszać w mailach wysyłanych ze służbowego adresu.

Opinie i komentarze dotyczące współpracowników

Nawet jeśli Twoją intencją jest pochwalenie kogoś ze współpracowników - nie pisz w e-mailach, jak oceniasz daną osobę. Formapisana opinii jest niebezpieczna – zawsze może zostać odczytana na opak. Szczególnie jeśli jest skrótowa, emocjonalna. Czytający nie widzi Twoich emocji, nie widzi Twojej mimiki.

Jeśli nie jesteś pracownikiem działu HR, a opiniowanie współpracowników nie należy do Twoich obowiązków - nie wygłaszaj opinii o współpracownikach. Oczywiście wyjątkiem jest sytuacja, w której zostaniesz o to poproszony. Stanowczo odradzamy też używanie służbowej skrzynki email do komentowania ubioru, fryzury, nowej sukienki, spodni, marynarki współpracowników…. Pamiętaj: takie zachowanie ma bardzo niską wartość etyczną.

Sprawy prywatne i intymne

Zakładamy, że wiesz, iż nie o wszystkim powinno mówić się w pracy. Pisać tez nie warto.  Oczywiście, jeśli w mailu do kolegi z pracy napiszesz, że nie wyrobiłeś się z raportem z powodu chorego dziecka to nic złego się nie stanie. Ale przestrzegamy: zaniechaj opisywania w służbowym mailu tego jak dobrze bawiłeś się podczas sobotniej imprezy, suto zakrapianej alkoholem lub ostatniej randki z nowo poznaną dziewczyną, którą udało Ci się dogłębnie poznać w ciągu jednego wieczoru.  To dalece niewłaściwe zachowanie. Z wielu powodów.  Jeśli chcesz, aby Twoje przeżycia nie stały się historiami, które krążą po całej firmie i w obiegu kilku kilometrów od niej …z podaniem szczegółów wydarzeń oraz nazwisk ich bohaterów – po prostu nie pisz o nich w służbowej poczcie. Chcesz się komuś zwierzyć?  Rób to po pracy lub przy pomocy prywatnego adresu email.

Narzekanie i krytykowanie

Oczywiście każdy czasem narzeka. Na dzieci, współmałżonka, kolegę, przyjaciółkę, ale też na pracę, szefa lub zepsuty automat do kawy… Nie namawiamy do tego, aby to całkowicie wyeliminować, wiemy, że to nierealne. Zdecydowanie odradzamy narzekanie i krytykowanie przy pomocy służbowej poczty email. Każda, nawet pozornie niewinna rzecz, może zostać w pewnym momencie wykorzystana przeciwko nam.

Plotkowanie

Plotkowanie samo w sobie jest bardzo nieładnym procederem i niebywale niebezpiecznym w skutkach. Jeśli nie zdajesz sobie sprawy z tego, jaka może być siła plotki polecamy, abyś obejrzał francuski film „Plotka”. Nawet jeśli plotki dotyczą osób zupełnie niezwiązanych z twoim miejscem pracy, najlepiej nie pisać o tym w służbowej poczcie. Przecież nie masz pewności co do tego kto, oprócz adresata emaila, przeczyta Twoją wiadomość i w jaki sposób ją zrozumie. Ponadto plotki charakteryzują się tym, że rozchodzą się czasem w coraz bardziej dziwacznych wersjach. Jedno wiemy na pewno – szybko wychodzi na jaw kto jest ich autorem lub tubą nagłaśniającą.

Na koniec jeszcze jedna ważna uwaga: oprócz faktu, że służbowa skrzynka email należy do pracodawcy, który w każdej chwili może przeczytać jej zawartość, jest jeszcze jedna ważna kwestia, która powinna powstrzymać od poruszania wyżej wymienionych tematów w służbowych mailach. Pamiętaj: w dzisiejszych czasach kwestia włamania się na pocztę email nie jest wcale tak trudna i niestety nie należy do rzadkości.  Chroń firmowe tajemnice i swoją prywatność.