Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce

Zamknij

5 banalnych błędów w komunikacji. Sprawdź czy i Ty je popełniasz!

Na pewno każdy z Was słyszał o problemach z komunikacją w pracy. Być może część z Was uczestniczyła w projekcie, który poniósł fiasko właśnie z powodu niewłaściwej komunikacji pomiędzy współpracownikami. Wiecie też, że każda firma ma swój własny unikalny system komunikacji. Wraz z rozwojem nowoczesnej technologii, komunikacja ta ulega przemianom. Oczywiście nie bez znaczenia dla tego procesu zmian są postępująca globalizacja i powszechny dostępu do Internetu.

Jeszcze kilka lat temu oznajmianie istotnych zmian w firmie odbywało się poprzez zwołanie zainteresowanych osób do sali konferencyjnej, gdzie dyrektor mógł osobiście przekazać informacje. Teraz firmy mają biura w całym kraju, a nawet na całym świcie. Realizacja spójnej wizji i wyznaczonych przez zarząd planów odbywa się często za pomocą wiadomości email. E-mail, który trafia do kilku tysięcy pracowników w tym samym czasie.
Dlaczego pojawiają się błędy w komunikacji? Jakie błędy najczęściej popełniamy?

Głuchy telefon

Znasz zabawę w głuchy telefon, prawda? Ta zabawa często ma miejsce w różnych firmach, zapewne również w Twojej.  Bawicie się nawet o tym nie widząc. Na posiedzeniu zarządu, spotkaniu szefów itd., decydenci czynią swoją powinność. Decyzje te są przekazywane dyrektorom. Dyrektorzy przekazują je szefom departamentów na następnym spotkaniu. Następnie szefowie działów docierają do swoich członków zespołu. Już na tym etapie informacje mogą zostać poważnie zniekształcone.
Dalej - członkowie różnych zespołów porównują otrzymane informacje i okazuje się, że wizja zarządu jest źle rozumiana przez pracowników. Dlatego tak ważne - z punktu widzenia komunikacji - jest generowanie skutecznej i poprawnej informacji, na wszystkich szczeblach organizacji.

Język

Pamiętajcie o naczelnej zasadzie: ten sam język, nie oznacza tej samej wiadomości. Wszyscy, lub prawie wszyscy, działamy w środowisku globalnym. Pracujemy w zespołach wielokulturowych. Nawet jeśli mówimy tym samym językiem, nie mamy zagwarantowanego takiego samego zrozumienia komunikatu. Nieporozumienia językowe zdarzają się w każdym języku, ale jeśli zawodowo lub prywatnie jesteś osobą dwujęzyczną wiesz, że jest kilka aspektów, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę, aby prawidłowo się komunikować.

Różny akcent w języku obcym

Każdy z nas przeczytał i słyszał wiele żartów na ten temat. Ja mam swój ulubiony filmik reklamowy pokazujący jak niebezpieczny może być akcent!

Reklama firmy Berlitz:

https://youtu.be/7C-vYY3SBDE

Zabawne, śmiejesz się? Pewnie tak ☺.  Ale…. czy możesz sobie wyobrazić, że ta sytuacja jest prawdziwa? Czy możesz sobie wyobrazić zakończenie tej historii? ... Tak, łódź zatonie.

Z wyjątkiem brytyjskiej królowej, każdy, kto mówi po angielsku, ma jakiś akcent. Możesz być pewny, że w obecnych czasach mówienie w języku obcym z  akcentem nie stanowi żadnego problemu. Ale jest wiele słów, które powinny być wymawiane z większą starannością. Czasami musisz być bardzo ostrożny, gdy słyszysz niektóre z nich. Zanim poczujesz się urażony, obrażony, skonfundowany – zastanów się, czy to nie jest kwestia akcentu i wymowy.

Skróty

Ten akapit powstał na podstawie doświadczenia własnego autorki tego artykułu. 

Był sobie ... Szef ;) .. Polak, który w komunikacji mailowej był bardziej anglojęzyczny niż polskojęzyczny. Wynikało to z faktu, że jego kooperanci i klienci są anglojęzyczni. Oczywiście wiązało się to z tym, że pisząc e-maile używał angielskich wtrąceń, angielskich skrótów itd.

Wyobraźcie sobie więc taką sytuację: pierwszy miesiąc współpracy autorki tego artykułu z firmą X.  Przychodzi mail od Szefa,. A w nim, oprócz innych angielskich skrótów zdanie: „Popracujemy nad WoW”.  2 dni myślenia, kierowania zapytań do Doktora Google, Ba! nawet popełniono konsultacje ze znajomym Brytyjczykiem, który również nie wiedział jak rozszyfrować ten skrót. Po owych 2 dniach nie było innego sposobu – trzeba było się przyznać, że nie wiem o czym Szef do mnie pisze. Wyjaśnił. Chodziło o „ways of work” ( metody pracy). I co Wy na to? Sporo czasu straconego na rozszyfrowanie skrótu. Czasu, który mógłby być poświęcony na bardziej produktywne zadania.

A zatem, jeśli komunikujesz się ze swoim zespołem, współpracownikami za pomocą skrótów, upewnij się, że wszyscy interesariusze je rozumieją. Czasami skróty te są oczywiste tylko dla części zespołu, a nawet tylko dla ciebie. Gdy piszesz w mailu którykolwiek ze skrótów, powinieneś być pewien, że twój odbiorca wie, co masz na myśli, w przeciwnym razie – tracicie czas.

W niektórych okolicznościach leaderzy generują problemy nie przykładając należytej uwagi do sposobu i języka komunikacji. Niedbale napisane zdania. Szereg formułek grzecznościowych ale bez klarownej zawartości merytorycznej. To stwarza tylko problemy. Brak wspólnego języka stwarza problem, zawsze.

Używanie czasowników modalnych

To jeden z ulubionych tematów. Zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. W życiu prywatnym ulubionym przykładem jest ten:

  • Kochanie, czy MOŻESZ wynieść śmieci?
  • Tak. 

Uważacie, że w wyniku tej krótkiej wymiany zdań śmieci MUSZĄ zostać wyniesione? J

Oczywiście, że nie! Potwierdzona została tylko możliwość wykonania tej czynności.

Podobnie jak w zdaniach: W ten weekend mogłabym pójść w góry, ale nie zrobię tego - nie pójdę. Faktem też jest to, że chciałabym wejść na Mount Everest, ale nie mogę, wiem, że nie mam kondycji. Podając te przykłady chcę się upewnić, że rozumiesz o co mi chodzi. Kiedy uprzejmie pytasz o możliwości, upewnij się, że osoba/osoby, do których kierujesz komunikat wiedzą, że czasami masz konkretne oczekiwania. Jeśli przeniesiemy to na grunt zawodowy: najlepszym sposobem, aby Twoi rozmówcy zrozumieli komunikat, jest zapytać wszystkich, jakie są ich zadania. Warto to zrobić na koniec spotkania czy rozmowy telefonicznej, potwierdzić mailem, w ten sposób uzyskując podsumowanie oczekiwań i potwierdzenie przydziału zadań.

Oczywiście część tych aspektów dotyczy głównie komunikacji w języku obcym, ale naszym zdaniem dotyczą one każdej komunikacji. Współpraca z innymi zawsze narażona jest na szumy komunikacyjne, błędy kulturowe, językowe oraz źle artykułowane oczekiwania.

Aby tę komunikację poprawić zwróć uwagę na kilka aspektów:

  • pamiętaj o różnicach kulturowych między wszystkimi ludźmi w twoim zespole, grupie;
  • pamiętaj o różnych akcentach w języku obcym;
  • zawsze upewnij się, że odbiorca Twoich komunikatów rozumie stosowane przez Ciebie skróty i odnośniki;
  • zastanów się czy informacja, którą przekazujesz jest klarowna dla odbiorcy? czy zawiera wszystkie informacje, które odbiorca powinien otrzymać?? Bez tej pewności nie  klikaj "wyślij"
  • upewnij się, że każdy rozumie twoje oczekiwania, kiedy używasz czasowników modalnych;

I jeszcze jedno: nikt nie czyta twojego umysłu, więc aby być słyszanym i dobrze zrozumianym musisz komunikować się werbalnie lub na piśmie. Nie pozostawiaj żadnej kwestii w domyśle.