Outsourcing usług

Już w latach 20. XX wieku Henry Ford stwierdził – „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”[1].

Trzydzieści lat później outsourcing (wyraz złożony z trzech angielskich słów outside – resource – using, czyli korzystanie z zewnętrznych źródeł), stał się praktyką w biznesie. Dziś przeszło 90% firm z prestiżowej amerykańskiej listy Fortune 500 korzysta z outsourcingu usług. Ale nie jest to tylko specyfika największych. Rozwój gospodarki i technologii sprawił, że wiele również zmieniło się w Polsce.

Czym jest outsourcing usług?

Outsourcing to inaczej delegowanie zadań i procesów innej firmie specjalizującej się w danej działalności. Jaka działalność w chodzi w grę? W zasadzie lista jest nieograniczona. Tak jak początkowo bardzo szybko spopularyzował się outsourcing w zakresie sprzątania, usług ochroniarskich, transportu, zaopatrzenia czy księgowości, tak obecnie powszechny jest w dziedzinie informatyki, prawa, marketingu czy kwestii zarządzania zasobami ludzkimi – rekrutacji i szkoleń pracowników. Co więcej outsoursowane mogą być pewne etapy procesu produkcyjnego.

Pełny czy selektywny?

Outsourcing może być pełny, co oznacza kompleksową obsługę w danym obszarze działalności przedsiębiorstwa. Często jednak firmy w obawie przed nowym rozwiązaniem w pierwszej kolejności decydują się na outsourcing selektywny, delegując tylko jakiś obszar zadań z danej dziedziny. Jest to najczęściej próba rozeznania tematu. Widząc korzyści, firma rozszerza powierzane na zewnątrz obszary. A dlaczego warto?

Obniżenie kosztów

Dane wskazują, że jedną z głównych, jeśli nie najważniejszą, korzyścią outsourcingu jest obniżenie kosztów przedsiębiorstwa nawet o 50%.

Wracamy tutaj do myśli Forda, jeśli realizacja jakichś zadań niebędących osią naszej działalności, ale niezbędnych do funkcjonowanie firmy oznacza dla nas zatrudnienie ludzi, budowanie pewnej struktury, szkolenie, zapewnienie im odpowiednich narzędzi, zaopatrzenia i materiałów, to dużo tańszym rozwiązaniem okazuje się scedowanie tychże zadań na podmiot zewnętrzny. Płacimy za efekt zleconej pracy, natomiast nie obciążają nas już koszty, by ten efekt uzyskać.

Profesjonalizacja

Drugim ważnym argumentem jest odciążenie od rozwijania know-how i podwyższenie standardu wykonywanych zadań. Firma outsourcingowa zatrudnia specjalistów w danej dziedzinie, zapewnia im szkolenia, specjalistyczne oprogramowanie, sprzęt, inwestuje w ich rozwój. Korzystając zatem z jej usług opieramy się na profesjonalizmie. Możemy liczyć na optymalizację procesów, bazując na jej doświadczeniu w realizacji podobnych projektów. Co więcej delegowanie jej zadania oznacza dla nas również przeniesienie na nią odpowiedzialności za jego wykonanie.

Specjalizacja i produktywność

Odciążenie procesu biznesowego w firmie pozwala na większe nastawienie zasobów ludzkich na realizację jej strategicznych celów. Siły i zasoby firmy koncentrują się na podstawowej działalności firmy, umożliwiając jej rozwój, a nie skupianie się na czynnościach i zadaniach niezbędnych do jej istnienia, lecz nie będących kluczowymi dla wytwarzanych przez przedsiębiorstwo produktów czy usług.

Jak to działa?

W outsourcingu nie ma uniwersalnych rozwiązań, ale są takie szyte na miarę. To oznacza, że najważniejsze przy realizacji usługi jest właściwe zdiagnozowanie potrzeb. Realizacja projektu powinna się opierać zatem na bardzo dobrej komunikacji między partnerami i zrozumieniu oczekiwań klienta.

Projekt outsourcingowy w 7 krokach

W InterKadrze współpraca w projektach outsourcingowych opiera się na kilku niezbędnych krokach, które nie tylko pozwalają zdiagnozować i wdrożyć procesy, ale również je ewaluować. Na realizację usługi składają się zatem takie działania jak:

∙ wnikliwa analiza potrzeb klienta, określenie celu, możliwości oraz zasad realizacji projektu;

∙ zapoznanie się ze specyfiką i standardami charakterystycznymi dla outsourcerowanej operacji;

∙ audyt z zakresu wybranych usług na terenie przedsiębiorstwa klienta;

∙ umowa ramowa i uzgodnienie warunków rozliczenia, omówienie Protokołu Obsługi Klienta i harmonogramu realizacji projektu;

∙ przygotowanie odpowiednich zasobów do realizacji operacji;

∙ realizacja usługi;

∙ monitoring poziomu satysfakcji Klienta z wykonywanej operacji.

W jakich obszarach działamy?

Partnerzy InterKadry mogą liczyć na wsparcie w projektach z zakresu prac produkcyjnych, czy związanych z gospodarką magazynową, ale również zatrudnienia wysoko wykwalifikowanych pracowników z różnych branż.

Czy outsourcing można zastosować w każdej dziedzinie? „Z pewnością zawsze warto szukać nowych rozwiązań. Nawet jeśli wydaje nam się coś niemożliwe do zrealizowania na zewnątrz, nie oznacza to, że tak jest. Wiele organizacji, z którymi współpracujemy zaufało naszemu podejściu i doświadczeniu, mimo obaw które są naturalne przy wprowadzaniu zmian. Dziś wspólnie możemy mówić o sukcesie operacji.” – mówi Urszula Bielińska Dyrektor Operacyjny w IK

[1] E. Chrzan, Marketing wewnętrzny wobec outsourcingu, „Zeszyty naukowe Politechniki Częstochowskiej ; Zarządzanie” 2017, nr 25, t. 1, s. 110.